Alles im Griff

Der Spezialist für Gebäudetechnik Otto Building Technologies GmbH suchte für seine 15 Standorte eine einfach zu handhabende Software für die Zeiterfassung. Außerdem benötigte man eine Übersicht über die Einsatzplanung der Mitarbeitenden, damit jederzeit ersichtlich ist, wer sich auf welcher Baustelle befindet. Entschieden hat sich das westfälische Unternehmen mit Hauptsitz in Bad Berleburg für 123erfasst.

Seit der Gründung 1967 ist der Mittelständler für anspruchsvolle Konzepte und Lösungen in den Bereichen Luft- und Klimatechnik, Kältetechnik, Gebäudeautomation und Elektrotechnik stetig gewachsen. So sorgen heute 900 Mitarbeitende für maßgeschneiderte gebäudetechnische Konzepte. Zum Kund*innenstamm gehören unter anderem produzierende Unternehmen sowie Hotels, Einkaufszentren, Museen, Hochschulen, Kliniken, Verwaltungsgebäude, Opernhäuser.

2015 suchte Projektleiter Matthias Faust, zuständig für die Montageleitung in der Niederlassung Köln, eine Zeiterfassungssoftware und stieß durch eine umfassende Internetrecherche auf das Programm des Lohner Softwarehauses 123erfasst. Der Projektleiter erläutert: „123erfasst entsprach dem Stand der Technik und deckte unsere Anforderungen an Zeiterfassung, Fotodokumentation und Berichtswesen exakt ab.“ Früher wurden die Monatsberichte von den Monteuren per Hand geschrieben oder teilweise über eine Excel-Tabelle erstellt. Die Bearbeitung war für die Personalabteilung ein hoher Aufwand und darüber hinaus fehleranfällig. Mit 123erfasst werden Zeiten, Spesen und Abwesenheiten jetzt digital erfasst und können somit auch direkt weiterverarbeitet werden.

Matthias Faust und Steffen Schmidt, Bereichsleiter für IT und Arbeitssicherheit, testeten das Programm intensiv. Anschließend wiesen sie die Kolleg*innen der Niederlassung Köln anhand eines Pilotprojektes in die Handhabung der Software ein. Nach sechs Monaten entschied man sich, nach und nach weitere Standorte einzubinden. Heute erfassen sowohl die Monteur*innen, die Bau- und Projektleiter*innen, die Konstrukteur*innen als auch die Mitarbeitenden in der Verwaltung ihre Zeiten mit 123erfasst.

Auch werden mit dem System die Spesen erfasst und Urlaubsanträge gestellt. Bei Krankmeldungen trägt entweder die Führungsperson oder die Teamassistenz die gemeldeten Zeiten ein. Die Montageleitung prüft für den vorangegangenen Monat die von den Mitarbeitenden eingetragenen Stunden und Spesen und erteilen dann der Personalabteilung die Freigabe der Daten. Geben momentan die Mitarbeitenswn in der Personalabteilung die Stunden noch mittels eines Excel-Exports aus 123erfasst manuell in das Lohnabrechnungsprogramm ein, so soll zukünftig der Datentransfer automatisch über eine Schnittstelle erfolgen.

Wichtig für Otto

Wichtig für Otto ist sowohl die Zuordnung der eigenen Mitarbeitenden als auch die der Nachunternehmen zu den Projekten. So ist jederzeit zum einen ersichtlich, wer, wann, wo auf welcher Baustelle tätig ist, zum anderen auch die Auslastung der Kolleg*innen. Sollten sich Änderungen ergeben, informiert die App die relevanten Mitarbeiter per Push-Nachricht. So sind nicht nur langfristige Einsätze, sondern auch kurzfristige Änderungen zeitsparend und revisionssicher dokumentiert sowie mit den jeweiligen Personen kommuniziert.

Mängel- und Qualitätsmanagement integriert

Insgesamt arbeitet Otto mit 720 Lizenzen von 123erfasst. 2020 erweiterte das Unternehmen das System um die Mängel- und Qualitätsmanagement-App 123quality und erwarb davon 100 Lizenzen. Die Lösung ist in 123erfasst integriert und musste nur für die relevanten Nutzenden frei geschaltet werden.

Der Vorteil liegt auf der Hand

Die Stammdaten sind nur einmal anzulegen, werden zentral gepflegt und die Nutzenden greifen von beiden Anwendungen auf den gesamten Datenpool zu.

Mit 123quality fotografieren die Anwendenden schnell einen Mangel und sprechen aufs Handy, was zu erledigen ist. Sie verorten die Aufgaben auf dem digitalen Bauplan und ordnet sie den zuständigen Mitarbeitenden oder Nachunternehmen mit wenigen Fingertipps zu. Verschiedene Arten von Tickets wie Aufgaben, Mängel, Aktennotizen, Behinderungen oder Leistungsfeststellungen sind so schnell erstellt. Der gesamte Prozess der digitalen Mängelerfassung, -verfolgung und -behebung ist somit standardisiert, übersichtlich nachvollziehbar dokumentiert und führt zu einer deutlich besseren Qualität in der Ausführung.

Täglich dokumentieren die Kolleg*innen auf der Baustelle den Baufortschritt, aber auch Behinderungen durch andere Gewerke per Foto und Anmerkungen. Letzteres leitet man sofort an die Auftraggeber*innen weiter. Dies vereinfacht die Dokumentation ungemein, denn alle Fotos und zugehörigen Informationen sind automatisch dem relevanten Projekt, Baubereich und Bauteil zugeordnet. Damit alle Informationen im Bautagesbericht enthalten sind, hat sich der Mittelständler einen individuellen Bericht vom Softwarehaus programmieren lassen. In diesen übernimmt er die in 123quality eingegebenen Informationen, so dass dort auch die tagesbezogenen Tickets zwecks Dokumentation enthalten sind.

Fotos der Mängel verorten die Gebäudetechnik-Expert*innen auf den entsprechenden Grundrissplänen. Bauleiter Sebastian Garbotz dazu: „Ich leite das Ticket an das Nachunternehmen, mit dem Auftrag den Mangel abzuarbeiten, und muss mich nicht mit ihm auf der Baustelle treffen.“

Projektleiter Matthias Faust nutzt 123quality auch zur Unterstützung der Angebotserstellung für Ergänzungsarbeiten. Dazu nimmt er vor Ort Maße und Besonderheiten auf, fotografiert die Situation und ergänzt die Informationen durch individuelle Bemerkungen. Diese Informationen helfen Faust bei der Erstellung des Angebotes. Aufgrund der Fotos hat er die Örtlichkeiten vor Augen.

Transparente Bautagesberichte

Seit der Einführung der Lösungen von 123erfasst hat sich die Berichterstellung deutlich verbessert. Die gesamte Zeiterfassung sowie die Prüfung der Eingaben sind deutlich einfacher. Wurden früher die Fotos per WhatsApp oder per E-Mail verschickt und mussten im richtigen Ordner auf dem Rechner abgelegt werden, liegt jetzt das Foto mit Kategorisierung, örtlicher Zuordnung anhand des Bauteils und des Baubereichs mit Text, Datum und Uhrzeit vor und wird automatisch in den Bautagesbericht eingefügt.

Bei Otto schätzt man die Integration der beiden Lösungen.

Da die Benutzeroberfläche beider Lösungen gleich ist, müssen sich die Mitarbeitenden nicht in ein zweites System einarbeiten und sich auch nur einmal Benutzernamen und Passwort merken. Die Vorteile ergeben sich durch die Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses sowie der gesamten Dokumentation. Transparenz, Zeitersparnis, eine bessere Auslastung der Baustellen sowie übersichtliche und informative Bautagesberichte verringern Nachfragen.

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil…

Die eingesparten Zeiten können die Otto-Mitarbeitenden für ihre originäre Tätigkeiten nutzen und sind somit bedeutend produktiver als früher. Durch das gut dokumentierte Qualitätsmangement und die schnelle Weiterleitung der zu behebenden Mängel können diese zügig abgearbeitet werden. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil bei eng terminierten und komplexen Projekten.